Ko gre za e-pošto, se vam morda zdi, da veste, kaj vse je treba vedeti. Navsezadnje nas večina v povprečju pošlje in prejme 121 e-poštnih sporočil na dan , po navedbah podjetja za tržne raziskave Skupina Radicati . A čeprav verjetno vsak dan porabite pomemben del truda v mapi »Prejeto«, bi se vseeno verjetno lahko kaj naučili. Pravzaprav je na vašem seznamu stikov množica pravil e-pošte o e-pošti, ki se redno izmikajo vam in številnim drugim. Bi se radi prepričali, da ste elektronsko vljudni? Tu je 17 zlatih pravil pošiljanja po e-pošti, ki jih verjetno niste vedeli, a jih morate vedeti.
1 Odzovite se takoj, ko prejmete e-poštno sporočilo, tudi če potrebujete več časa.
Shutterstock
Nihče ne ceni prejemanja odgovora na e-poštno sporočilo v tednih po tem, ko ga je poslal. Pravzaprav raziskava iz leta 2018, ki jo je izvedlo svetovalno podjetje Toister Performance Solutions je razkril, da je 41 odstotkov ljudi pričakovalo e-poštni odgovor svojih sodelavcev v manj kot eni uri. (Začnite pripravljati opravičila svojemu računovodstvu zdaj!)
Seveda nekateri e-poštni odgovori zahtevajo, da prežvečite svoje misli in pripravite izmerjeno sporočilo. V teh primerih je rešitev enostavna: odgovorite v nekaj minutah, da pošiljatelju sporočite, da ste prejeli njegovo sporočilo, vendar potrebujete malo več časa, da to uredite. Tako vedo, da ste upoštevali njihovo e-pošto, in jih preprosto ne ignorirajo.
2 Uporabite 'Odgovori vsem' previdno.
Shutterstock
Med možnostma »Odgovori« in »Odgovori vsem« je bistvena razlika. Pa vendar se mnogi uporabniki e-pošte tega žal ne zavedajo. Če ste eden izmed njih, vedite, da ko izberete slednjega, vsak prejemnik, ki je bil v izvirnem sporočilu označen s CC, prejme vaš odgovor - in pogosteje vam ni treba preplaviti nabiralnikov.
Ta nepotrebna množična sporočila so tako nadloga, da bi jih opisal pogovorni izraz: ' Odgovori Allpocalypse . ' Torej, naslednjič, ko se boste odzvali na množično e-sporočilo, razmislite, kdo mora res prebrati vaš odgovor: celotno podjetje ali samo prvotni pošiljatelj?
3 Če želite od nekoga odgovoriti, ga ne CC.
Shutterstock / Jacob Lund
Ko nekoga pošljete v e-poštno sporočilo, kar pomeni, da ga kopirate, običajno pomeni, da ga želite obdržati v pogovoru, vendar ni nujno, da od njega iščete odgovor. In kot strokovnjak za usposabljanje Dannielle Walz opozarja, lahko zloraba možnosti CC povzroči težave s komunikacijo.
'Ko CC-je v več e-poštnih sporočil vključijo vaše kolege, bodo morda začeli nehati videti vaša e-poštna sporočila kot pomembna in jih bodo lahko postavili neposredno v' referenčno mapo 'ali' mapo za branje pozneje, 'je zapisala v LinkedIn objava. 'To lahko privede do tega, da bodo pomembne informacije v prihodnosti zamujene.'
Če torej od nekoga pričakujete odgovor, v polje »Za« vnesite njegov e-poštni naslov in zmerno uporabite funkcijo »CC«.
4 Razumeti, kdaj in kdaj ne smete uporabljati BCC.
Shutterstock
Polje BCC je še bolj zapleteno, saj se nenehno izogiba tudi najbolj izkušenim uporabnikom e-pošte. Ampak razčlenimo to: BCC je kratica za „slepo kopijo“, tako da je BCC-ing, čeprav je podoben CC-ing, ne prikazuje e-pošte te osebe drugim prejemnikom, kar pomeni, da nihče drug v verigi ne bo videl, da ste jih vključil.
Kdaj je torej v redu uporabljati BCC? Hillel Full od Inc. revija pravi, da gre izključno za množična e-poštna sporočila ali kadar vas nekdo po e-pošti predstavi nekomu drugemu.
'V vsakem drugem primeru, ko nekomu pošljete e-poštno sporočilo in drugemu BCC, ste nepošteni - všeč ali ne,' ugotavlja Fuld. 'Osebi X pošljete e-poštno sporočilo in ne da bi to vedeli, pustite, da oseba Y prisluškuje vaš pogovor. Oseba X sploh ne ve, da nekdo prebira to e-pošto, v resnici pa ste jo na skrivaj poslali tudi nekomu drugemu. '
5 Klicaje uporabljajte zmerno.
Shutterstock
V e-poštna sporočila sem in tja lahko preprosto vstavite klicaj, vendar poskusite ne navada tega. V preteklosti se uporabljajo za označevanje navdušenja, v e-poštnem sporočilu pa klicaje zlahka zamenjamo za lažnost ali pasivno agresivnost.
sanjati o izgubi
'Uporaba nepotrebnega klicaja v e-poštnem sporočilu lahko zlahka uniči osnovni pomen vašega besedila,' Anna Verasai razlaga naprej HR Digest . „Uporabite ga le, kadar morate poudariti nekaj, kar je pomembno. Pomislite, kako si bo bralec lahko razlagal sporočilo, ko ga bo prebral. '
6. Bodite previdni pri uporabi humorja.
Shutterstock
Vsi imajo radi a Dobra šala vsake toliko časa, toda ker je ton mogoče napačno razumeti, če se osebno ne ujema, je najbolje, da šale izpustite iz svojih e-poštnih sporočil. 'Rezervirajte si humor za telefonski klic ali osebno,' profesor pisanja poslov, David Silverman , je zapisal v Harvard Business Review . 'Na ta način, ko na drugem koncu vrstice ali na skrajni strani konferenčne mize vlada osupla tišina, bi lahko rekel:' Mislim, da se morda ne zavedate, kako smešen se imam zase, in glede na to sem verjemite, da se bom zdaj ustavil. '
Toda resno: ključna študija iz leta 2005, objavljena v Časopis za osebnost in socialno psihologijo je razkril, da medtem ko so pošiljatelji napovedovali, da lahko njihovi prejemniki v 80 odstotkih časa natančno dešifrirajo svoj ton, so prejemniki dejansko lahko natančno prebrali ton le 56 odstotkov časa.
7. Preskočite sleng.
Shutterstock
Z naraščanjem neposrednih sporočil so se skrajšale oblike angleški jezik so postali bolj razširjeni - na primer 'u' za 'ti' ali 'hočem' namesto 'želim'. Ampak, tako kot se humor pogosto ne drži, ko gre za e-pošto, sleng je podoben prepoved. Po enem OnePoll raziskave je 37 odstotkov ljudi menilo, da je uporaba slenga na delovnem mestu nesprejemljiva, 55 odstotkov pa jih je odgovorilo, da pri pošiljanju šefa e-pošti preskočite 'lol'.
8 Bodite pozorni na zadevo.
Shutterstock
Predmetne vrstice so preproste, a nujne. In ker je večina e-poštnih sporočil prebranih naprej mobilne naprave -55 odstotkov, po podatkih podjetja za dostavo e-pošte Povratna pot —Pomembno je, da jih pribijemo. Najboljše so kratke, jedrnate in neposredne teme. Namen vašega e-poštnega sporočila mora biti jasno naveden in ga morate omejiti na pet besed ali manj, ker mobilne naprave po tem odrežejo vse besede.
9 Vključite podpis.
Shutterstock
Ste že kdaj prejeli e-pošto od nekoga in se vprašali: 'Kdo je to iz ? ' Čeprav lahko pošiljateljev naslov nekaj namigov o tem, kdo so, včasih ni dovolj. Podpis na koncu vašega e-poštnega sporočila lahko prejemnika takoj obvesti, kdo ste, kaj počnete in kako vas lahko nadalje kontaktira.
Ljudje iz integrirane marketinške agencije Zabaven recimo, da je imeti polje z e-poštnim podpisom 'kot da bi osebi izročil vizitko vsakič, ko pošljete e-pošto.' Če ga še nimate, dodajte podpis, ki vključuje vaše polno ime, položaj, telefonsko številko, e-poštni naslov, spletno mesto in logotip podjetja.
10 Ne pozabite poljubiti (naj bo kratek in preprost).
Shutterstock
Metoda KISS je nekaj, kar so nas večino poučevali v osnovni šoli, vendar to ne pomeni, da je kasneje v življenju manj potrebna. Bumerang , aplikacija za produktivnost e-pošte, raziskala ključne metode za pridobivanje več e-poštnih odzivov. Njihov največji odvoz? Najbolje je, da pišete, kot da imate osem let.
Njihova raziskava je pokazala, da je na e-poštna sporočila, napisana na ravni branja tretjega razreda, večja verjetnost, da se bodo nanje odzvali, kot na tista, ki so bila napisana na bralni stopnji.
11 Bodite pozorni na priloge.
Shutterstock
Priloge so včasih nujni del e-poštnega postopka, vendar morate dobro vedeti, kako jih uporabljati, preden jih pripnete z opustitvijo. V dolgih e-poštnih verigah so včasih lahko neopaženi ali spregledani, nepričakovane priponke pa se običajno tudi ne odprejo, ker so prejemniki previdni pred elektronskimi virusi.
Najboljša rešitev je, da pokličete priloge v telesu e-pošte. Slovnično pravi, da je najboljši način za obveščanje prejemnika o prilogah, da na koncu e-poštnega sporočila vključite sporočilo, ki piše nekaj v vrstici »Priložil sem [element]« ali »Za več podrobnosti glejte priloženi [element] . '
12 Standardizirajte pisavo.
Shutterstock
Čeprav je poigravanje s slogi pisav in barvami lahko zabavno, v profesionalnem svetu ni prostora za živo roza Comic Sans. Izkazalo se je, da je uporaba pisave pri digitalni komunikaciji izjemno pomembna Colin Wheildon , avtor Vrsta in postavitev: ali komunicirate ali samo oblikujete lepe oblike? 'Tri četrtine naših bralcev lahko odpihnemo že z izbiro napačne vrste,' je dejal Ameriški pisatelji in umetniki .
Torej, katerih pisav se morate držati, ko gre za e-pošto? MageMail priporoča Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS ali Arial.
13 Lektorirajte vse.
Shutterstock
Pri pisanju e-pošte obstaja velika verjetnost, da se boste vendarle zmotili, da ste samo človek. Ko gre za službena e-poštna sporočila, pa napake pogosto niso mimo. V Anketa slovnice od skoraj 2000 anketiranih jih je 67 odstotkov odgovorilo ne v redu, da v elektronski pošti natipkate, medtem ko je le 6 odstotkov menilo, da je to sprejemljiva napaka.
14 Zadnji vnesite e-poštni naslov.
Shutterstock
super rojstnodnevna darila za mojo ženo
Najlažji način, da e-poštnega sporočila ne pošljete, preden je pripravljeno ali preden je odstranjeno z napak? Počakajte, da je vse v obliki tip-top, preden vnesete prejemnikov e-poštni naslov. Kot veste, izdelava e-poštne napake je eden najlažjih načinov za napačen vtis.
'Vprašanje ni samo strokovnost,' Karen Kessler , predsednik Evergreen Partners, za Forbes . „Ogrožen je ugled zaposlenega in podjetja ali organizacije. Videli smo, da so slabe odločitve po e-pošti vodile do negativnih posledic za zaposlenega - odpuščanje - in tudi za organizacijo - sodni postopek. '
15 In trikrat preverite ime prejemnika.
Shutterstock
Velika napaka, ki se ji morate izogibati, je napačno črkovanje imena prejemnika, zato trikrat preverite, preden pritisnete send. Veliko ljudi glej dejanje od napačno črkovanje ime tako leno in nepremišljeno, še posebej ko je v elektronskem naslovu pravilno črkovanje. Kaj storiti, če slučajno naredite to napako? Kathryn Shanley , lastnik My Red Pen Editing, pravi takojšnje opravičilo je ključ do ohranjanja vaše verodostojnosti.
16 Za profesionalno poslovanje uporabite profesionalni e-poštni naslov.
Shutterstock
Čeprav je osebni e-poštni naslov v redu uporabljati pri dopisovanju s prijatelji ali družino, ga ne hranite v profesionalnem poslovnem okolju. To je še posebej pomembno pri a potrošnik-prodajalec situacijo. Leto 2016 GoDaddy raziskava 1.000 Američanov je pokazala, da 75 odstotkov meni, da je profesionalno e-poštno sporočilo pomemben dejavnik zaupanja v spletno podjetje, 33 odstotkov pa bi dvomilo v legitimnost prodajalca, če bi uporabili osebni e-poštni naslov.
'Nikoli ne pozabite na prvi vtis, bodisi v resničnem življenju bodisi v spletu,' direktor produkta GoDaddy, Steven Aldrich , je rekel a izjavo . 'Pogosto vaša prva neposredna interakcija s stranko poteka po e-pošti, zato je videti strokovno v tem kontekstu izredno pomembno.'
17 Ne pozabite, da je mogoče deliti kar koli.
Shutterstock
Ne glede na to, ali gre za posredovanje, BCC-ing ali preprosto utripanje telefona nekomu v obraz, ne pozabite, da lahko vse, kar napišete v e-poštno sporočilo, vidi nekdo drug, ne pa predvideni prejemnik. Zato mora biti vsa vaša e-komunikacija profesionalna in varna. Navsezadnje so e-poštna sporočila lahko celo dopustno na sodišču , zato je najbolje, da nikoli ne pošiljate ničesar, kar bi kasneje lahko uporabili proti vam. In za več načinov za izboljšanje svojega delovnega življenja si oglejte 25 genialnih trikov za pametnejše in ne težje delo .
Če želite odkriti še bolj neverjetne skrivnosti o svojem najboljšem življenju, Klikni tukaj da nas spremljate na Instagramu!
