Z pandemija koronavirusa ob zaprtju pisarn po vsem svetu nešteta podjetja in posamezniki znova predstavljajo, kako izgleda delovni dan. Vendar pa se te spremembe razširijo tudi nad trgovsko obleko za znojenje - za marsikoga to pomeni tudi nenaden potop videokonferenčnih klicev.
Toda s številnimi ljudmi z uporabo Zooma in drugih platform za videokonference prvič sta preprosta prijava na sestanek in izkoriščanje teh videokonferenc kar dve zelo različni stvari. S pomočjo strokovnjakov smo zaokrožili dokončne in negativne strani, ki vam bodo pomagale, da bo vsak videokonferenčni klic potekal brez težav.
Ali: Naj bo območje za vami urejeno.
Shutterstock / fizkes
Če sodelavcev ne bi povabili v svojo pisarno, ne da bi ga prej očistili, jih ne povabite domačo pisarno ko je kaj manj kot urejeno.
'Želite, da kolegi vidijo vašo domačo pisarno urejeno in urejeno,' pravi Kristen Southall Watts , avtor Samostojni delovni dan . Poleg čiščenje vašega prostora , Watts priporoča, da se izognete neposredni vidljivosti do vrat in preuredite 'svojo pisarno, da družinski člani, ki pokukajo, ne bodo postali del vašega sestanka.'
Ne: Računalnik postavite pod obraz.
Shutterstock
Vzdrževanje dobrega očesnega stika je bistvenega pomena za sestanke, ne glede na to, ali jih imate osebno ali v spletu, zato poskrbite, da bo kamera pravilno nameščena.
'Vsakdo ima kote, ki se jim zdijo dobro - nihče pa ne gleda od tal,' pravi Flynn Zaiger , Direktor kreativne agencije za digitalno trženje Spletni optimizem . Namesto tega Zaiger priporoča dvig računalnika tako, da je nekoliko nad nivojem oči, da bodo drugi lažje videli vas in naj izgledajo najbolje .
Ali: Izklopite obvestila.
Shutterstock / Alexey Boldin
videl sem lobanjo
Ta obvestila, ki prihajajo v vaših napravah, vas ne motijo le - motijo vse v vašem video klicu.
'O vsakem naslovu novic ali na novo naloženem videoposnetku vas ni treba obvestiti takoj, ko se zgodijo, še posebej ne med določenimi delovnimi bloki,' pravi Watts, ki ugotavlja, da 'vsakič, ko na hitro pogledate svoje vire v družabnih omrežjih, izgubite veliko produktivnega časa. '
Ne: Počakajte do zadnjega trenutka, da ugotovite tehnične prekinitve.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Če želite, da se sestanek odvija nemoteno, pred začetkom klica preverite, ali ste preizkusili svojo programsko opremo - vključno z nastavitvami za video in zvok.
'Začetek sestanka in nato ugotavljanje, da je zvok pretrgan ali je video pokvarjen, povzroča zamude,' pravi Ruben Yonatan , Izvršni direktor podjetja GetVoIP , ki opozarja, da bi vas to lahko celo stalo, če vas stranke vidijo kot neučinkovite. Da se prepričate, da je vse v redu, Yonatan priporoča, da najprej opravite suh tek s prijateljem, ki vam lahko da povratne informacije.
Ali: Zgradite nekaj izpadov med klici.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Tudi če imate skupne sestanke, lahko le nekaj minut zastoja med njimi bistveno vpliva na to, kako učinkoviti ste na vsakem.
'Po klicih in konferencah boste potrebovali nekaj minut, da izbrišete nadaljnja e-poštna sporočila ali besedila, organizirate zapiske, ki ste jih naredili med sestankom, in miselno prestavite prestavo za naslednjo nalogo,' pravi Watts in ugotavlja, da pomanjkanje Pripravljalni čas med klici lahko poveča tveganje za motenje.
Ne: Govorite prehitro.
Shutterstock / fizkes
Ne dovolite, da bi običajni govor na minuto vašim sodelavcem oteževal razumevanje točke, ki jo želite prečkati.
'Ne govorite prehitro, da vas bodo poslušalci (in gledalci) težko razumeli,' pravi Deborah Sweeney , Izvršni direktor podjetja MyCorporation . Če se morate premakniti s pavzo, Sweeney priporoča, da se nasmehnete v kamero, namesto da uporabite polnilne besede, kot sta 'um' ali 'uh', zaradi česar se boste morda zdeli nepripravljeni.
Ali: Bodite pozorni na govorico telesa drugih ljudi.
Shutterstock / Focus and Blur
Če preveč ljudi govori naenkrat, se lahko v trenutku spremeni v nerazumljivo kakofonijo. Če se želite izogniti prekrivanju govora, preberite besedilo udeležencev sestanka govorica telesa da dobite znake, kdaj je varno govoriti.
'Običajni znaki, na katere moramo biti pozorni, so prikimavanje glav ali usta, ki se začnejo odpirati,' pravi Julian Jost , Izvršni direktor in soustanovitelj podjetja Vesoljska baza .
Ne: Odprite nepotrebne zavihke.
Shutterstock / Friends Stock
Če želite, da vaš um ostane osredotočen na nalogo, ki ste jo opravili - in se izognili morebitni zadregi - med sestankom zaprite ali zmanjšajte vse nepotrebne zavihke.
'Nočete, da vas nekdo ujame, ko vas nekdo vpraša:' Ali lahko delite zaslon in nam pokažete? 'Pravi Shayne Sherman , Izvršni direktor podjetja TechLoris , ki ugotavlja, da bi lahko odpiranje preveč zavihkov hkrati vplivalo celo na kakovost vašega klica.
Ali: Uporabite slušalke.
Shutterstock / fizkes
Sodelavci vas želijo poslušati - ne zvoka, ko se igrajo vaši otroci, lajež vašega psa ali reševalno vozilo, ki gre zunaj.
'Večina prenosnih mikrofonov je res slabih in pobere vsak majhen hrup,' pravi Julie Bee , predsednik Socialni mediji BeeSmart . 'Slušalke in slušalke zmanjšajo hrup v ozadju na najmanjšo možno mero in razumejo, kar govorite.'
Ne: Branje.
Shutterstock / Pressmaster
Če želite, da udeleženci sestanka ostanejo zaročeni, poskušajte spodbujati dialog, namesto da bi govorili.
'Obseg naše pozornosti je v današnjem času še krajši, zato namesto da bi sedeli pred računalnikom in se pogovarjali s sodelujočimi, sodelujte v pogovorih,' priporoča Bee, ki pravi, da tudi ta navada ohranja ljudi, ki so pozorni na klic. .
Ali: Uporabite gumbe za izklop in izklop videa.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Med vsakim sestankom vam ni treba imeti vklopljenega mikrofona ali kamere, če za to niste bili posebej pozvani.
»Če ne govoriš, se utišaj. Če se morate veliko gibati ali vstati in si oddahniti od sestanka ..., potem skrijete svoj videoposnetek in utišate sebe, «predlaga Bee.
Ne: Zanašajte se izključno na WiFi.
Shutterstock / Olivier Le Moal
znani ljudje, ki so živeli do 100 let
Če imate načrt za varnostno kopiranje, če vaš WiFi izklopi, pomeni, da ne boste zamudili niti ene pomembne podrobnosti.
'Nič ne more preseči trdno zmogljivosti omrežja starošolskega ethernetnega kabla,' pravi Jovan Milenkovič , soustanovitelj podjetja CommandTech . Čeprav številni prenosniki nimajo več ethernetnih vrat, Milenović ugotavlja, da so adapterji CAT5 za USB poceni in na voljo, da jih je mogoče priključiti.
Ali: Nastavite samodejno snemanje.
Shutterstock / Olivier Le Moal
Namesto da bi med sestankom mrzlično posneli zapiske, nastavite samodejno snemanje, tako da boste lahko uživali v dobesednem dnevniku vsega, kar se je zgodilo pozneje.
'Zoom vam omogoča samodejno snemanje klicev, kar je lahko neprecenljivo za snemanje povratnih informacij stranke ali skupine o projektu,' pravi Dusti Arab , poslovni strateg s Reinvention Co .
Ne: Ostale naprave, ki podpirajo internet, pustite zagnane.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Če pred začetkom sestanka izklopite druge internetno omogočene naprave v vašem domu, boste lažje omejili zamude v povezavi in omogočili nemoteno izvajanje videokonference.
'Tudi najboljši internetni paket ne bo zagotovil, da lahko vaš domači internet vzdržuje dolga poslovna srečanja prek videokonference,' pravi Milenkovič, ki priporoča, naj sostanovalci in družinski člani, kadar koli je to mogoče, zadržijo igre na srečo in prenos.
Ali: Uporabite funkcijo klepeta.
Shutterstock / Rawpixel.com
Obstaja enostavna rešitev, če se želite izogniti pogovarjanju med seboj, ko je čas za vprašanja in odgovore na koncu sestanka.
'S funkcijo klepeta navedite, da imate najprej vprašanje ali izjavo, namesto da bi jo samo zameglili,' predlaga Matthew Ross , soustanovitelj in glavni direktor podjetja Dremišče .
Ne: Nosite se znojno.
Shutterstock / fizkes
Do svojih virtualnih sodelavcev ravnajte z enakim spoštovanjem, kot bi se osebno do njih, in poskrbite, da boste iskali del svojega sestanka.
'Poskusite se izogniti čemur koli preveč svetlemu in vsemu, kar ima preveč vzorcev,' predlaga Kyle Turk , VP trženja na Iskanje glavnih besed . Turk dodaja, da tudi če mislite, da vas bodo sodelavci videli le od ramen navzgor, je nošenje delovnih spodnjic vedno dobra ideja, če morate vstati ali se premakniti.
Ali: Pripravite rezervni načrt.
Shutterstock / Monkey Business Images
Na voljo imate vse ustrezne podatke za prijavo na sestanek in ne boste zamudili nobenega utripa, če bo povezava zaostala.
'Prepričajte se, da imate telefonsko številko ali rezervni načrt, če se ne poveže po spletu, kot je bilo načrtovano,' predlaga Paige Arnof-Fenn , ustanovitelj in izvršni direktor globalnega podjetja za strateško trženje Mavens & Moguls .
Ne: Uporabite tipkovnico.
Shutterstock / Jacob Lund
Če želite med sestankom delati zapiske, imejte priročen zvezek, namesto da ga tapnete po tipkovnici.
'Ne glede na to, ali si zapisujete ali se odzivate na e-pošto ali skupinske klepete, je zvok vašega tipkanja moteč,' pravi Mark Strassman , SVP in GM UKC na LogMeIn . Če se rokopisno zapisovanje ne zdi primerna alternativa, Strassman predlaga uporabo vgrajene storitve prepisa, ki je na voljo na večini platform za videokonference.
Ali: Omogoči bližnjične tipke.
Shutterstock / Clear
Namesto da bi se premetavali, da bi našli gumb za dostop do mikrofona, pred sestankom omogočite bližnjične tipke, da boste lahko kadar koli pozvonili.
'Omogočanje storitve Pritisni in govori bo zagotovilo, da niste vzrok belega hrupa, odmevov in hrupa v ozadju v okolju skupinskih klicev,' pravi Keenan Beavis , ustanovitelj podjetja Longhouse Media , ki ugotavlja, da je ta funkcionalnost na voljo na platformah, kot so Zoom, Skype in Discord.
Ne: Pozabite na odjavo.
Shutterstock / shurkin_son
Preden se spet preoblečete, boste želeli narediti še en ključni zadnji korak: končati klic.
'[Ne] spusti straže, preden se odjaviš - mikrofon / zvočnik bo morda še vedno v živo!' svari Arnof-Fenn.
